Lec. 4 Project Communications Management, Project Risk Management
让阳光的旋律去跟随燕子的踪迹，丈量每一寸土地。
Block 1 Part 4 Contents
- Block 1 Part 4 Contents
- Lec. 4 - Ses. 1 项目沟通管理 Project Communications Management
- Lec. 4 - Ses. 2 项目风险管理 Project Risk Management
- Block 1 例题 Examples
Lec. 4 - Ses. 1 项目沟通管理 Project Communications Management
4-1-1 概览 Overview
项目沟通管理 Project Communications Management
项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。
Project Communications Management includes the processes necessary to ensure that the information needs of the project and its stakeholders are met through development of documentation and implementation of activities designed to achieve effective information exchange.
项目沟通管理包含三个过程：
- 规划沟通管理 Plan Communications Management
- 管理沟通 Manage Communications
- 监督沟通 Monitor Communications
沟通渠道公式
项目经理大部分时间都在与团队成员和其他项目相关方沟通。潜在的沟通渠道数量计算公式：
其中
NOTE
例如：一个项目有 10 个相关方，则沟通渠道数为
沟通维度
沟通活动具有多个维度：
| 维度 | 说明 |
|---|---|
| 内部 / 外部 Internal / External | 组织内部或外部的沟通 |
| 正式 / 非正式 Formal / Informal | 正式报告或非正式交流 |
| 层级方向 Hierarchical Focus | 向上（upward）、向下（downward）、水平（horizontal） |
| 官方 / 非官方 Official / Unofficial | 官方声明或非官方讨论 |
| 书面 / 口头 Written and Oral | 书面文档或口头交流 |
4-1-2 规划沟通管理 Plan Communications Management
规划沟通管理 Plan Communications Management
规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产以及项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
The process of developing an appropriate approach and plan for project communication activities based on the information needs of each stakeholder or group, available organizational assets, and the needs of the project.
此过程的关键收益是通过及时呈现相关信息来有效且高效地吸引相关方。
输入 Inputs：
- 项目章程 Project Charter
- 项目管理计划 Project Management Plan
- 项目文件 Project Documents
- 事业环境因素 Enterprise Environmental Factors
- 组织过程资产 Organizational Process Assets
工具与技术 Tools & Techniques：
- 专家判断 Expert Judgment
- 沟通需求分析 Communication Requirements Analysis
- 沟通技术 Communication Technology
- 沟通模型 Communication Models
- 沟通方法 Communication Methods
- 人际关系与团队技能 Interpersonal and Team Skills
- 数据展示 Data Representation
- 会议 Meetings
输出 Outputs：
- 沟通管理计划 Communications Management Plan
- 项目管理计划更新 Project Management Plan Updates
- 项目文件更新 Project Documents Updates
IMPORTANT
后续各过程将省略 Input/Tools/Output 的逐条罗列，重点放在过程定义、关键收益与核心概念上。
沟通技术 Communication Technology
影响沟通技术选择的因素包括：
- 信息需求的紧迫性 Urgency of the need for information
- 技术的可用性和可靠性 Availability and reliability of technology
- 易用性 Ease of Use
- 项目环境 Project Environment
- 信息的敏感性和保密性 Sensitivity and confidentiality of the information
沟通模型 Communication Models
基本发送-接收模型 Basic Sender/Receiver Model
该模型由发送方和接收方两方组成，关注的是确保消息被传递，而非被理解。基本步骤：
- 编码 Encode
- 传输消息 Transmit Message
- 解码 Decode
互动沟通模型 Interactive Communication Model
在基本模型基础上增加了确保消息被理解的步骤：
- 确认 Acknowledge
- 反馈/回复 Feedback/Response
沟通方法 Communication Methods
| 方法 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 互动沟通 Interactive Communication | 在两方或多方之间进行实时信息交换 | 会议、电话、即时消息、视频会议 |
| 推式沟通 Push Communication | 将信息发送给需要接收的人，但不确保对方收到或理解 | 信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、博客 |
| 拉式沟通 Pull Communication | 要求接收方自行获取信息内容，适用于大量信息或大量受众 | 门户网站、内网、电子学习、经验教训数据库、知识库 |
4-1-3 管理沟通 Manage Communications
管理沟通 Manage Communications
管理沟通是确保及时恰当地收集、创建、分发、存储、检索、管理、监控和最终处置项目信息的过程。
The process of ensuring timely and appropriate collection, creation, distribution, storage, retrieval, management, monitoring and the ultimate disposition of project information.
此过程的关键收益是在项目团队和相关方之间实现高效的信息流。
有效沟通管理的技术和注意事项
| 要素 | 说明 |
|---|---|
| 发送方-接收方模型 Sender-Receiver Models | 结合反馈回路，为互动/参与提供机会，消除有效沟通的障碍 |
| 媒介选择 Choice of Media | 何时使用书面 vs 口头沟通，何时使用非正式备忘录 vs 正式报告 |
| 写作风格 Writing Style | 适当使用主动/被动语态、句子结构和措辞 |
| 会议管理 Meeting Management | 准备议程、邀请必要参与者、处理会议中的冲突 |
| 演示 Presentations | 注意肢体语言的影响和视觉辅助的设计 |
| 积极倾听 Active Listening | 主动倾听（确认、澄清和确认理解），消除影响理解的障碍 |
4-1-4 监督沟通 Monitor Communications
监督沟通 Monitor Communications
监督沟通是确保满足项目及其相关方信息需求的过程。
The process of ensuring the information needs of the project and its stakeholders are met.
此过程的关键收益是按照沟通管理计划和相关方参与计划中定义的方式实现最佳信息流。此过程在整个项目期间执行。
Lec. 4 - Ses. 2 项目风险管理 Project Risk Management
4-2-1 概览 Overview
项目风险管理 Project Risk Management
项目风险管理包括执行风险管理规划、识别、分析、应对规划和控制项目风险的各个过程。
Project Risk Management includes the processes of conducting risk management planning, identification, analysis, response planning, and controlling risk on a project.
项目风险管理包含七个过程：
- 规划风险管理 Plan Risk Management
- 识别风险 Identify Risks
- 实施定性风险分析 Perform Qualitative Risk Analysis
- 实施定量风险分析 Perform Quantitative Risk Analysis
- 规划风险应对 Plan Risk Responses
- 实施风险应对 Implement Risk Responses
- 监督风险 Monitor Risks
IMPORTANT
风险包括威胁（负面风险）和机会（正面风险）。风险管理的目标是最小化威胁的影响并最大化机会的收益。
4-2-2 规划风险管理 Plan Risk Management
规划风险管理 Plan Risk Management
规划风险管理是定义如何开展项目风险管理活动的过程。
The process of defining how to conduct risk management activities for a project.
此过程的关键收益是确保风险管理的程度、类型和可见度与风险暴露程度以及项目对组织和其他相关方的重要性相适应。
风险管理计划内容
风险管理计划是项目管理计划的组成部分，描述如何构建和执行风险管理活动，包含：
| 内容 | 说明 |
|---|---|
| 风险策略 Risk Strategy | 描述管理项目风险的总体方法 |
| 方法论 Methodology | 定义将使用的途径、工具和数据来源 |
| 角色与职责 Roles and Responsibilities | 定义每项活动的负责人、支持人员和风险管理团队成员 |
| 资金 Funding | 识别执行活动所需的资金 |
| 时间安排 Timing | 定义风险管理过程执行的时间和频率 |
| 风险类别 Risk Categories | 提供对单个项目风险进行分组的方法 |
| 相关方风险偏好 Stakeholder Risk Appetite | 相关方对风险的接受程度 |
| 概率和影响的定义 Definitions of Probability and Impacts | 定义概率和影响的级别 |
| 概率和影响矩阵 Probability and Impact Matrix | 用于对风险进行优先级排序 |
| 报告格式 Reporting Formats | 定义风险分析结果的报告方式 |
| 跟踪 Tracking | 记录风险活动的方式以及风险管理过程的审计方式 |
风险分解结构 RBS
风险分解结构（Risk Breakdown Structure）是一种按类别组织风险的常用方式：
| RBS Level 0 | RBS Level 1 | RBS Level 2 |
|---|---|---|
| 0. 所有项目风险来源 | 1. 技术风险 Technical Risk | 1.1 范围定义、1.2 需求定义、1.3 估算/假设/约束、1.4 技术流程、1.5 技术、1.6 技术接口 |
| 2. 管理风险 Management Risk | 2.1 项目管理、2.2 项目集/组合管理、2.3 运营管理、2.4 组织、2.5 资源、2.6 沟通 | |
| 3. 商业风险 Commercial Risk | 3.1 合同条款与条件、3.2 内部采购、3.3 供应商与卖方、3.4 分包合同、3.5 客户稳定性、3.6 合资伙伴 | |
| 4. 外部风险 External Risk | 4.1 法律法规、4.2 汇率、4.3 场地/设施、4.4 环境/天气、4.5 竞争、4.6 监管 |
概率和影响定义
| 等级 | 概率 | 时间影响 | 成本影响 | 质量影响 |
|---|---|---|---|---|
| 非常高 Very High | >70% | >6 个月 | >$5M | 对整体功能有非常显著影响 |
| 高 High | 51-70% | 3-6 个月 | $1M-$5M | 对整体功能有显著影响 |
| 中 Medium | 31-50% | 1-3 个月 | $501K-$1M | 对关键功能领域有一定影响 |
| 低 Low | 11-30% | 1-4 周 | $100K-$500K | 对整体功能有轻微影响 |
| 非常低 Very Low | 1-10% | 1 周 | <$100K | 对次要功能有轻微影响 |
| 无 Nil | <1% | 无变化 | 无变化 | 功能无变化 |
概率和影响矩阵
概率和影响矩阵用于对风险进行优先级排序，通过将概率和影响的评分相乘得到风险值：
NOTE
矩阵中颜色编码通常为：
- 红色区域（高风险值）：需要优先处理
- 黄色区域（中风险值）：需要监控
- 绿色区域（低风险值）：可接受
4-2-3 识别风险 Identify Risks
识别风险 Identify Risks
识别风险是识别单个项目风险以及整体项目风险的来源并记录其特征的过程。
The process of identifying individual project risks as well as sources of overall project risk and documenting their characteristics.
此过程的关键收益是记录现有的单个项目风险和整体项目风险的来源。
识别风险 — 数据收集
- 头脑风暴 Brainstorming：通过集思广益识别尽可能多的风险
- 核查单 Checklists：基于历史信息和以往项目经验编制的风险清单
- 访谈 Interviews：通过对经验丰富的项目参与者、相关方和主题专家进行访谈来识别风险
识别风险 — 数据分析
根本原因分析 Root Cause Analysis
深入分析风险的根本原因，有助于制定更有效的应对策略。
SWOT 分析 SWOT Analysis
| 有利 | 不利 | |
|---|---|---|
| 内部 | 优势 Strengths — 组织做得好的方面：独特经验与知识、地理优势、声誉与评级、独特特征 | 劣势 Weaknesses — 需改进的领域：财务挑战、负面声誉、地理限制、人员与管理问题、员工激励 |
| 外部 | 机会 Opportunities — 增长机会：合作伙伴关系与联盟、行业趋势与新市场、新产品开发、提高效率与降低成本 | 威胁 Threats — 成功的威胁：季节性、对主要客户的依赖、成本预测、环境与技术变化、竞争对手实力 |
风险登记册示例
| ID | 风险描述 | 概率 | 范围影响 | 质量影响 | 进度影响 | 成本影响 | 潜在应对措施 | 潜在负责人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 客户方项目负责人被更换 | 低 | — | — | 中 | — | 向新项目负责人介绍情况 | 项目经理 |
| 2 | 高级程序员被调离项目 | 中 | — | — | 高 | 高 | 寻找替代程序员 | 项目经理 |
| 3 | 外部系统 A 未能按时准备就绪以实现功能 B | 高 | 低 | — | 中 | 低 | 与相关方讨论并按商定进行调整 | 项目经理 |
4-2-4 实施定性风险分析 Perform Qualitative Risk Analysis
实施定性风险分析 Perform Qualitative Risk Analysis
实施定性风险分析是通过评估单个项目风险发生的概率和影响以及其他特征，对风险进行优先级排序以便进一步分析或采取行动的过程。
The process of prioritizing individual project risks for further analysis or action by assessing their probability of occurrence and impact as well as other characteristics.
此过程的关键收益是将精力集中在高优先级风险上。此过程在整个项目期间执行。
定性分析工具 — 概率和影响矩阵
概率和影响矩阵是定性风险分析的核心工具，用于对风险进行排序和分类。
定性分析工具 — 气泡图
气泡图展示三个数据维度：
- 每个风险绘制为一个圆盘或气泡
- 三个参数分别由 X 轴、Y 轴和气泡大小表示
- 例如：可探测性和邻近性绘制在 X 和 Y 轴上，影响值由气泡大小表示
4-2-5 实施定量风险分析 Perform Quantitative Risk Analysis
实施定量风险分析 Perform Quantitative Risk Analysis
实施定量风险分析是就已识别的单个项目风险和其他不确定性来源对整体项目目标的综合影响进行数值分析的过程。
The process of numerically analyzing the combined effect of identified individual project risks and other sources of uncertainty on overall project objectives.
此过程的关键收益是量化整体项目风险暴露程度，并可提供额外的定量风险信息以支持风险应对规划。此过程并非每个项目都必需，但在使用时会在整个项目期间执行。
不确定性表现方式 — 概率分布
当计划活动的持续时间、成本或资源需求不确定时，可能值的范围可以用概率分布来表示。常用的概率分布包括：
| 分布类型 | 说明 |
|---|---|
| 三角分布 Triangular Distribution | 由乐观值、最可能值和悲观值定义 |
| Beta 分布 Beta Distribution | 由两个"形状参数"确定的一族分布 |
| 均匀分布 Uniform Distribution | 所有值出现的概率相等 |
| 正态分布 Normal Distribution | 钟形曲线，围绕均值对称 |
| 对数正态分布 Lognormal Distribution | 右偏分布，适用于不能为负值的变量 |
NOTE
在这些图表中，水平（X）轴代表时间或成本的可能值，垂直（Y）轴代表相对可能性。
决策树分析 Decision Tree Analysis
决策树用于在不确定环境下比较不同决策方案的期望货币值（EMV）。
期望货币值 EMV Expected Monetary Value 的计算：
决策树示例：新建工厂 vs 升级工厂
| 决策方案 | 情景 | 概率 | 收入 | 投资成本 | 净路径值 |
|---|---|---|---|---|---|
| 新建工厂 | 强需求 | 60% | $200M | $120M | $80M |
| 弱需求 | 40% | $90M | $120M | -$30M | |
| 升级工厂 | 强需求 | 60% | $120M | $50M | $70M |
| 弱需求 | 40% | $60M | $50M | $10M |
EMV 计算：
- 新建工厂：
- 升级工厂：
TIP
升级工厂的 EMV（$46M）高于新建工厂（$36M），且风险更低（避免了可能出现的 $30M 损失），因此是更优选择。
4-2-6 规划风险应对 Plan Risk Responses
规划风险应对 Plan Risk Responses
规划风险应对是制定可选方案、选择策略并商定行动以应对整体项目风险暴露以及处理单个项目风险的过程。
The process of developing options, selecting strategies, and agreeing on actions to address overall project risk exposure, as well as to treat individual project risks.
此过程的关键收益是确定应对整体项目风险和单个项目风险的适当方式。此过程在整个项目期间执行。
威胁应对策略（负面风险）
| 策略 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 上报 Escalate | 将风险上报到更高层级，在项目之外进行管理 | 风险超出项目经理权限范围 |
| 回避 Avoid | 消除风险的根本原因，使风险不可能发生 | 更改项目范围或计划以避开风险 |
| 转移 Transfer | 将风险转移给第三方管理，使用保险等方式 | 购买保险、外包给专业公司 |
| 减轻 Mitigate | 采取行动降低风险发生的概率或影响 | 增加测试、添加冗余组件、采用成熟技术 |
| 接受 Accept | 承认风险存在，不主动采取行动；或制定应急储备 | 设置应急储备金、制定应急预案 |
机会应对策略（正面风险）
| 策略 | 说明 | 示例 |
|---|---|---|
| 上报 Escalate | 将机会上报到更高层级管理 | 机会超出项目经理权限范围 |
| 开拓 Exploit | 确保机会实现，分配最优资源、优先安排工作 | 分配最优秀的团队成员 |
| 分享 Share | 将机会转移给第三方以确保价值被获取 | 建立合资企业、合作伙伴关系 |
| 提高 Enhance | 增加机会发生的概率或影响 | 增加资源以确保机会实现 |
| 接受 Accept | 愿意利用机会，但不主动追求 | 准备好在机会出现时利用 |
4-2-7 实施风险应对 Implement Risk Responses
实施风险应对 Implement Risk Responses
实施风险应对是执行商定的风险应对计划的过程。
The process of implementing agreed-upon risk response plans.
此过程的关键收益是确保商定的风险应对措施按计划执行，以应对整体项目风险暴露、最小化单个项目威胁并最大化单个项目机会。此过程在整个项目期间执行。
4-2-8 监督风险 Monitor Risks
监督风险 Monitor Risks
监督风险是在整个项目期间监督商定的风险应对计划的实施、跟踪已识别风险、识别和分析新风险以及评估风险管理过程有效性的过程。
The process of monitoring the implementation of agreed-upon risk response plans, tracking identified risks, identifying and analyzing new risks, and evaluating risk process effectiveness throughout the project.
此过程的关键收益是使项目决策能够基于关于整体项目风险暴露和单个项目风险的当前信息。此过程在整个项目期间执行。
监督风险 — 数据分析
技术绩效分析 Technical Performance Analysis — 比较技术绩效的实际结果与计划结果，以识别偏差。
储备分析 Reserve Analysis — 比较已用应急储备与剩余风险量，以确定储备是否充足。
Block 1 例题 Examples
Lecture 4 的决策树/EMV 和后半部分选择题已经整理到 Block 1 例题。